Für die Dokumentenarchivierung gelten gesetzliche Bestimmungen, die unbedingt zu beachten sind. So stellt der Gesetzgeber mit der GDPdU-Richtlinie hohe Anforderungen an den Einsatz elektronischer Archivsysteme.
Demnach müssen Dokumente nicht nur originalgetreu reproduziert werden, sondern auch vor Manipulation geschützt, mit geeigneten Suchwörtern indiziert und auf zulässigen Datenträgern gespeichert werden.
Diese sind im einzelnen
Aufbewahrungspflicht
Jeder Unternehmer muss alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre für buchhalterisch erfasste Belege und 6 Jahre für Unterlagen aus Schriftwechseln mit Kunden und Lieferanten.
Revisionssicherheit
Elektronisch archivierte Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden. Die nachträgliche Manipulation gespeicherter Dokumente darf nicht möglich sein. Aus diesem Grund wird eine reine Backuplösung den Anforderungen nach GDPdU und GoBS nicht gerecht.
Lückenlose Chronologie
Alle steuerrechtlich relevanten Belege und zugehörigen Dokumente müssen lückenlos erfasst werden. Eine nachträgliche Eintragung oder Aufzeichnung darf nach dem Buchungszeitpunkt nicht mehr verändert werden, ohne dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar ist. Die Vervielfältigung eines elektronischen Dokuments ist beliebig oft und ohne Qualitätsverlust möglich.
Manipulationssicherheit
Da eine Kopie vom Original faktisch nicht mehr zu unterscheiden ist, darf das Original nicht nachträglich bearbeitet werden.
Indizierung und Suche
Alle Dokumente sind mit einer eindeutigen Identifikation zu kennzeichnen. Jedes Dokument muss mit Eingabe der maßgeblichen Suchkriterien schnell und eindeutig wieder aufzufinden sein.
Exakte Reproduktion
Alle Dokumente müssen in der gleichen Form wie das Original dargestellt und gedruckt werden können. Ist nach HGB eine bildliche Übereinstimmung des archivierten Dokuments mit dem Original erforderlich, so muss die originalgetreue Anzeige bei einer Recherche möglich sein.
Zuverlässige Speichermedien
Für die Speicherung der Daten sind nur einmalig beschreibbare Medien zulässig (z.B. CD/R, DVD ).
Mit dem Dokumentenmanager lassen sich alle Dokumententypen archivieren. Pro Dokumententyp können bis zu zehn individuelle Schlagwörter gespeichert werden. Jedes Dokument lässt sich mit einem Fahrzeug oder einer Adresse verknüpfen. Dokumente können jederzeit export und zum Beispiel auf CD/R oder DVD gespeichert werden. Die Bedienung des Dokumentenmanagers ist intuitiv und vergleichbar mit der Bedienung eines Windows Dateimanagers.
