Kapazitätsplaner

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Der Kapazitätsplaner ermöglicht dem Kundendienstberater einen schnellen Einblick in die Werkstattauslastung und unterstützt hierdurch eine optimale Terminplanung. Über die Kapazitätsplanung können Sie schon bei der Terminannahme Aufträge erstellen, Werkstattersatzwagen planen und Kundenspezifische Wünsche aufnehmen. Bevor Sie allerdings mit dem Einsatz des Kapazitätsplaners beginnen können, müssen Sie verschiedenen Einstellungen vornehmen, die in dem folgenden Kapitel aufgeführt werden.

Konfiguration

Zuordnen der Rolle Stammdaten Kapazitätsplaner in den Mitarbeiterberechtigungen
Anlegen von Arbeitszeitdefinitionen
Anlegen von Arbeitszeitzyklen
Anlegen von Werkstattteams
Konfiguration der Werkstattmitarbeiter
Planen der Arbeitszeiten mittels Arbeitszeitverwaltung
Anlegen von Kapazitätsstatus
Anlegen von Termingruppen und Terminarten
Die von Ihnen angelegten Termingruppen und -arten müssen Sie als Standardeinstellung in der Systemverwaltung unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Mandanteneinstellungen für den Annahme- und Abholtermin, sowie für die Fahrzeugtermine hinterlegen
Anlegen von Fahrzeuggruppen
Zuordnen der Fahrzeuggruppen zu Lager- und Kundenfahrzeugen
Verwendung der integrierten ECAROS Zeiterfassung und Pflege der Abwesenheitszeiten (z.B. Urlaub)
Pflege der Feiertage
Anlegen von Terminplanzeiten

Kapazitätsübersicht

Nach Aufruf des Kapazitätsplaners erhält man für das gewählte Team und das gewählte Datum eine Ansicht der verfügbaren Tageskapazität, der bereits verplanten Kapazität sowie der noch verfügbaren Restkapazität
(Formel : Verfügbare Restkapazität = Tageskapazität – Reserve – Verplante Gesamtkapazität).

Es gibt einen Auslastungsbalken, welchen jeder Benutzer für sich in den Mitarbeitereinstellungen auch deaktivieren kann, und die Übersicht der anfallenden Kapazitätsaufträge. Diese Informationen können auch in einer Tagesübersicht ausgedruckt werden (Formulare). Die angezeigten Auftragsinsformationen können wie gewohnt über die Spaltenauswahl angepasst werden.

Die Zeitblöcke im Auslastungsbalken werden farbig dargestellt und enthalten, falls zugeordnet, die Auftragsnummer des angelegten Auftrags.

Ein Standardauftrag wird blau dargestellt
Ein in der Zeiterfassung als abgeschlossen markierter Auftrag wird grün dargestellt
Aufträge, bei denen der Kunde wartet, sind gelb dargestellt
Aufträge, die aus einem Überhang resultieren, werden rot dargestellt

Die einzelnen Kapazitätsaufträge können anhand des Kapazitätsstatus ebenfalls farbig gestaltet sein. Auf diesem Weg ist direkt in der Übersicht der genaue Status des Auftrages ersichtlich.

Kapazitätsaufträge erstellen

Übersicht über alle Werktstattteams

Über den Button erhalten Sie eine Übersicht, über alle Werkstattteams hinweg. Sie können diese Übersicht benutzen, um eine Planung über mehrere Werkstattteams durch zuführen.

Mit dem Feld Dauer können Sie die gewünschten Tätigkeiten besser in der Übersicht planen. Die Dauer wird aus den schon eingegeben Arbeiten übernommen, kann aber jederzeit manuell angepasst werden. ECAROS berechnet dann für jedes Werkstattteam, ob die gewünschte Dauer noch in die Kapazität passen würde und zeigt Ihnen das Ergebnis farblich an. Wenn Sie die Dauer manuell überschrieben haben, wird dieser Wert auch in die Kapazität wieder zurück übernommen.

Sobald Sie ein Werkstattteam mit einem einfach Klick markieren, erhalten Sie in der Details Tabelle die Aufstellung aller zu diesem Werkstattteam gehörigen Mitarbeiter mit deren individuellen Kapazitätsdaten. Das ausgewählte Datum können Sie entweder manuell ändern oder über die Knöpfe und in der Aktionsleiste tagesweise zurück/vor blättern. ECAROS errechnet dann die Kapazitätsdaten anhand des angezeigten Datum neu.

Mit einem Doppelklick oder dem Knopf Übernehmen wird das ausgewählte Werkstattteam in die Kapazität übernommen.

Kapazitätsplanung – und informationen

Um einen neuen Kapazitätsauftrag zu erstellen, können Sie durch einen Klick auf das Kalendersymbol eine Monats-Gesamtübersicht aufrufen und monatsweise vor und zurück blättern. In dieser Übersicht kann man auf einen Blick erkennen, an welchen Tagen noch freie Kapazitäten vorhanden sind.

Grün bedeutet, dass an diesen Tagen noch freie Kapazitäten verfügbar sind
Gelb bedeutet, dass hier bereits in die Reservekapazität geplant wurde
Rot bedeutet, dass keine Kapazitäten mehr zur Verfügung stehen
Grau bedeutet, dass an diesem Tag keine Kapazitäten eingeplant werden können. Maßgeblich hierfür sind die Arbeitszeitzyklen und Feiertage

Die Zahlen im Kalender zeigen die exakte Tages- und die verfügbare Restkapazität an.

Übersicht Kapazitätsaufträge

Mit der Auswahl des Datums gelangen Sie in die entsprechende Tagesübersicht. Hier können Sie nun die geplanten Arbeiten, die voraussichtliche Dauer in Stunden sowie die Annahme- und Abholtermine festlegen. Über das Symbol können Sie wie gewohnt das Eingabefeld vergrößern. Über das Symbol können Sie die Terminplanzeiten aufrufen und Arbeiten übernehmen. Des Weiteren können Sie kennzeichnen ob der Kunde wartet, einen Ersatzwagen benötigt oder den Hol- & Bring Service in Anspruch nimmt. Über den Button gelangen Sie wieder in die Übersicht für den aktuellen Tag.

Übersicht Annahmetermine

Über das Tab Annahmetermine, bekommen Sie eine vollständige Übersicht aller Annahmetermine für im Feld Datum eingestellten Tag. Natürlich können Sie diese Übersicht auch jederzeit über ein individuelles Formular drucken.

Kapazitaetsplanung Uebersicht Annahmetermine.png

Übersicht Abholtermine

Ähnlich den Annahmeterminen, zeigt Ihnen ECAROS in dieser Übersicht alle Abholtermine für das ausgewählte Datum an. Auch diese Termine können Sie jederzeit über ein individuelles Formular drucken.

Kapazitaetsplanung Uebersicht Abholtermine.png

Kunden- und Fahrzeugdaten

Als nächstes ist die Auswahl des betreffenden Kunden und des Fahrzeugs erforderlich. Dies können Sie über die entsprechenden Tabs durchführen. Existiert der Kunde oder das Fahrzeug noch nicht können diese sofort angelegt werden. Alternativ kann ein diverser Kunde angelegt werden.

Auftragsbearbeitung

Im Tab Auftrag kann der Werkstattauftrag sofort bei der Auftragsplanung oder zu einem späterem Zeitpunkt, zum Beispiel bei der Fahrzeugannahme, erstellt werden. Alternativ kann ein bestehender Auftrag zugeordnet werden. Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen, werden die anfänglich eingegebenen Arbeiten als Auftragstext übernommen und können im Auftrag noch ergänzt werden. Des Weiteren werden natürlich die Kunden- und Fahrzeugdaten übernommen.
Nach dem Anlegen des Auftrags gelangen Sie wieder in den Kapazitätsplaner. Hier erhalten Sie dann einen Überblick über die Auftragsinformationen. Der angelegte Auftrag kann dann auch vom Kapazitätsplaner aus über die gewohnte Druckfunktion gedruckt werden.

Annahme- und Abholtermin

Für eine Planung dieser Termine erhalten Sie auf den jeweiligen Tabs eine farbliche Markierung (Grün-Roter Streifen) des geplanten Termins und eine Übersicht der gebuchten Termine (Blauer Balken) der jeweiligen Mitarbeiter. Der rot schraffierte Bereich zeigt Ihnen die aktuelle konfigurierte Anwesenheitszeit des jeweiligen Mitarbeiters an. Das Datum des Annahme- und Abholtermins wird aus den Kapazitätsinformationen übernommen.
Mit einem Doppelklick in das Kästchen können Sie den Mitarbeiter auswählen, der diesen Termin übernimmt. Mit dem Speichern des Kapazitätsauftrages wird der Termin dann auch im Kalender des gewählten Mitarbeiters angelegt.

Damit das System prüft, ob der gewählte Mitarbeiter zu diesem Termin überhaupt anwesend ist und eine entsprechende Warnung ausgegeben wird, muss diese Überprüfung in den Mandanteneinstellungen aktiviert sein. Außerdem müssen dem Mitarbeiter die entsprechenden Arbeitszeitdefinitionen und Arbeitszeitzyklen zugeordnet sein. Eine Doppelbebuchung des Zeitraums wird hierdurch aber nicht ausgeschlossen!

Fahrzeugverfügbarkeit

Wird für einen Kapazitätsauftrag bspw. ein Werkstattersatzwagen benötigt, erhalten Sie mit der Funktion „Annahme-/Abholtermin verwenden“ für diesen Zeitraum eine Verfügbarkeitsübersicht über die Fahrzeuge, die in den Fahrzeugeinstellungen der entsprechenden Gruppe zugeordnet sind. Anhand des Zeitstrahls ist ersichtlich, welches Fahrzeug für den gewünschten Zeitraum (Grün-Roter Streifen) noch verfügbar oder bereits belegt (Blauer Balken) ist. Wenn Sie dem Termin dann ein solches Fahrzeug zuordnen, wird im Kalender analog zu den Annahme- und Abholterminen ein Fahrzeugtermin angelegt. Alternativ können die Zeiträume auch variiert werden.

Damit das System prüft, ob das gewählte Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist und eine entsprechende Warnung ausgegeben wird, muss diese Überprüfung in den Mandanteneinstellungen aktiviert sein. Eine Doppelbebuchung des Fahrzeuges wird hierdurch aber nicht ausgeschlossen!

In den Mandanteneinstellungen kann der Anzeigezeitraum des Zeitstrahls der Verfügbarkeiten der Annahme- und Abholtermine und der Fahrzeugverfügbarkeit individuell angepasst werden.

Rechnungshistorie

Als zusätzliche Information ist auch der Tab „Rechnungshistorie“ enthalten, über den man einen Überblick über alle bestehende Rechnungen und sonstigen Auftragsbezogenen Vorgänge erhält und diese direkt einsehen kann.

Reifeneinlagerung

Als zusätzliche Information ist auch der Tab „Reifeneinlagerung“ enthalten, über den man einen Überblick über alle existierenden Einlagerungen erhält.

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag oder über den Knopf Reifeneinlagerung anzeigen/bearbeiten, können Sie diese in dem Modul Reifeneinlagerung detailliert einsehen und bearbeiten. Wenn Sie von hier aus eine neue Einlagerung hinzufügen wollen, können Sie dies über den Knopf Reifeneinlagerung hinzufügen durchführen.

Bemerkungen

Als zusätzliche Information ist auch der Tab „Bemerkungen“ enthalten, über den Sie die hinterlegten Bemerkungen zum Kunden, Fahrzeug und zur Ansprechperson einsehen können.

Speichern des Kapazitätsauftrages

Nachdem alle notwendigen Daten hinterlegt wurden, kann der Kapazitätsauftrag angelegt werden und die verplante Zeit wird im Auslastungsbalken dargestellt. Des Weiteren werden die geplante Kapazität sowie die Restkapazität entsprechend angepasst.

Kapazitätsaufträge bearbeiten

Nachdem die Kapazitätsaufträge angelegt wurden, können diese angezeigt, bearbeitet, gelöscht oder kopiert werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, einen Termin als „Überhang“ zu kopieren.

Anzeigen, bearbeiten, löschen und kopieren eines Kapazitätsauftrages

Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Auftrag können Sie diesen anzeigen lassen. Wenn ein Auftrag angezeigt wird, kann dieser bearbeitet oder über das Symbol gelöscht werden. Alternativ zum Doppelklick können Sie den Auftrag auch markieren und dann mit der rechten Maustaste löschen oder anzeigen. Auf diesem Weg kann ein Kapazitätsauftrag auch kopiert werden. Hierbei werden aber die Kunden- und Fahrzeugdaten, die Auftragsinformationen sowie die Annahme- und Abholtermine nicht in den neuen Auftrag übernommen.

Wenn Sie einen Auftrag geöffnet haben, und möchten diesen verlassen ohne die evtl. getätigten Änderungen zu speichern, klicken Sie einfach auf den Button und die Eingabemasken werden geleert. Nicht gespeicherte Daten gehen dabei verloren!

Überhangtermine

Von einem Überhangtermin spricht man, wenn bspw. ein eingeplanter Kapazitätsauftrag nicht oder nur teilweise bearbeitet wurde und am nächsten Tag bearbeitet/abgeschlossen werden soll oder Arbeiten auf mehrere Tage verteilt werden sollen. Anders als beim o.a. Kopiervorgang werden hier alle Daten des Kapazitätsauftrages in einen neuen Auftrag kopiert. Lediglich das Datum und die Dauer, welche von der ursprünglich geplanten Dauer abweichen kann, müssen noch eingegeben werden. Über die rechte Maustaste steht Ihnen diese Überhangs-Funktion zur Verfügung.

Wenn Sie für den neuen Überhangtermin einen geändertes Abholdatum eingeben, so wird dieses auch in Ursprungstermin automatisch mit übernommen.

Kapazitätsstatus

Um eine bessere Übersicht über Ihre Kapazitätsaufträge zu erhalten, können Sie diesen einen entsprechenden Status zuordnen. So kann man bspw. kennzeichnen, dass ein Fahrzeug abholbereit ist. Falls der Kunde dann anruft, kann jeder Mitarbeiter eine entsprechende Auskunft erteilen.

SMS-Versand

Neben dem Kapazitätsstatus können Sie dem Kunden über das Symbol eine SMS zukommen lassen. Hier können Sie einen Freitext einfügen oder auf die SMS Textvorlagen zugreifen.

Bitte beachten Sie
Sollte Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.

Annahmechecklisten

Über die Annahmecheckliste für die Kapazitätsplanung haben Sie die Möglichkeit eine individuell konfigurierbare Checkliste anzulegen. Mit dieser Checkliste können verschiedene Punkte während einer telefonischen oder persönlichen Terminvereinbarung abgefragt und protokolliert werden. Sie können eigene Annahmechecklisten anlegen und diese in einem Kapazitätsauftrag noch um zusätzliche Punkte ergänzen.

Anlegen/Bearbeiten der allgemeinen Annahmecheckliste

Über den Menüpunkt Service -> Stammdaten -> Annahmechecklisten können Sie eine allgemeine Checkliste für alle Kapazitätsaufträge anlegen. Diese wird Ihnen bei Neuanlage eines Kapazitätsauftrages vorgeblendet.

Neue Einträge können Sie mit dem Knopf in der Symbolleiste anlegen. Bestehende mit dem Knopf löschen.

Hinzufügen individueller Annahmechecklisten Einträge

Über den Knopf Anlegen können Sie individuelle Einträge für einen Kapazitätsauftrag hinzufügen. Diese werden aber nicht in der allgemeinen Checkliste gespeichert. Wenn Sie die allgemeine Annahmecheckliste geändert haben, können Sie diese mit dem Knopf Aktualisieren für den Kapazitätsauftrag laden.

Mit dem Knopf Löschen können Sie die individuell hinzugefügten Einträge wieder löschen.

Bearbeiten einer Annahmecheckliste

Sobald Sie einen Punkt der Annahmecheckliste mit Ja oder Nein bestätigen, wird der angemeldete Benutzer und das Datum protokolliert. Diese Einträge können Sie später auch über die Liste Kapazitätsplaner -> Annahmecheckliste Kapazitätsaufträge nachvollziehen, bzw. auswerten.

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