Toyota TASK

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Allgemein

Die Implementierung der Toyota Task-Schnittstelle ist für zukünftige Analysetools notwendig, welche vom Handel sowie Toyota Deutschland eingesetzt werden.  

Die Aktivierung erfolgt grundsätzlich erst nach Zustimmung des jeweiligen Händlers. Details hierzu erhalten Sie voraussichtlich ab Juni 2021 von Toyota Deutschland. 

Hinzufügen und Konfiguration der Toyota TASK Schnittstelle

In diesem Abschnitt bekommen Sie die erforderlichen Schritte erläutert, damit Sie die Toyota TASK Schnittstelle im ecaros hinzufügen und die notwendigen Konfigurationen vornehmen können.

Hinzufügen des erforderlichen Toyota TASK Plugins

Damit Sie das Plugin konfigurieren können, müssen Sie über

Arbeitsbereich Systemverwaltung – Systemverwaltung –  Plugins – Typ: Servicemeldungen 

das Plugin „Toyota TASK Servicemeldungen“ hinzufügen.

Plugins

Zu Punkt 1. im Screenshot Plugins: Per Plugin hinzufügen können Sie das Plugin Toyota TASK Servicemeldungen hinzufügen
Zu Punkt 2. im Screenshot Plugins: Hier können Sie das Plugin auf Client-seitig aktivieren. Ist der Haken an dieser Stelle nicht gesetzt, dann wird der Verbindungsaufbau vom ecaros Server durchgeführt.

Arbeiten Sie über die ecaros Cloud (ecaros ASP Lizenz), dann muss das Plugin auf “Client-seitig” gestellt werden.  

Konfiguration des Toyota TASK Plugins

Für einen erfolgreichen Einsatz der Toyota TASK Schnittstelle ist es notwendig das Sie das Plugin konfigurieren.

Die Plugineigenschaften können Sie über nachfolgenden Menüpunkt öffnen:

Arbeitsbereich Systemverwaltung – Systemverwaltung –  Plugineigenschaften

Typ: Servicemeldungen
Plugin: Toyota TASK Servicemeldungen

Bitte tragen Sie im rot eingerahmten Bereich Ihre Toyota Händlernummer ein.

Plugineigenschaften


Erläuterung der einzelnen Plugineigenschaften:

SchlüsselWertBemerkung
TASK_DEALER_NUMBER Eintragen der Toyota Händlernummer  
TASK_LAST_EXECUTION_TIME 01.01.2017 00:00:00Initialwert: 01.01.2017 00:00:00
Bei Meldungen wird immer das Datum
inkl. Uhrzeit der letzten Übertragung gesetzt. 
TASK_SFTP_HOSTsftp.toyota-task.deStandardwert, muss nicht angepasst werden. 
TASK_SFTP_PASSWORD************Bitte verändern Sie diesen Wert nicht.
Nur nach Anweisung vom Support
TASK_SFTP_PORT20002Standardwert, muss nicht angepasst werden. 
TASK_SFTP_USER**********Bitte verändern Sie diesen Wert nicht.
Nur nach Anweisung vom Support
TASK_SFTP_WORKING_DIRECTORY /Standardwert, muss nicht angepasst werden. 

Zu Punkt 1. im Screenshot Plugineigenschaften: Erweiterte Einstellungen öffnen

Für einen erfolgreichen Einsatz führen Sie das Anredemappping unter Punkt 1 durch.

Task

Zu Punkt 1 im Screenshot Task: Anredemapping

Hier können die für Toyota relevanten Anreden den passenden ecaros-Anreden zugeordnet werden. 

Wenn Sie keine Datenübernahme aus dem vorherigen DMS benötigen, dann können Sie nach der Zuordnung im Anredemapping mit der Einrichtung der Zeitsteuerung fortfahren. Klicken Sie hier.

Optionale Einrichtungsoptionen

Dieser Abschnitt ist nur notwendig, wenn Sie mit einem vorherigen DMS an Toyota TASK angebunden waren.
Möchten Sie direkt mit der Einrichtung der Zeitsteuerung fortfahren, dann klicken Sie hier.

Zu Punkt 2 im Screenshot Task: Kundennummern übernehmen 

Hatten Sie bereits über Ihr vorheriges DMS Daten an Toyota Task übermittelt, dann können Sie mit dieser Funktion eine Datei mit Kundennummern aus dem Altsystem übernehmen.  Durch die Übernahme werden Änderungen der Adressdaten, bei diesen Kunden, auch ohne Rechnungslegung an die TASK-Schnittstelle gemeldet.

Die Textdatei mit den passenden Kundennummern erhalten Sie von Ihrem vorherigen DMS-Anbieter.  

Die eingelesenen Kundennummern werden im ecaros mit der “Kundennummer Altsystem” abgeglichen. Wenn die Kundennummer als “Kundennummer Altsystem” in der Datenbank gefunden wird, dann wird der Datensatz als bereits übermittelt gekennzeichnet.  

Sollte die Kundennummer als “Kundennummer Altsystem” nicht existieren, dann wird diese Kundennummer bei der Übernahme übersprungen. 

Nach der Durchführung der Kundennummernübernahme wird die Anzahl der erfolgreich übernommenen Kundennummern ausgegeben und eine Auflistung der nicht gefundenen Kundennummern wird ebenfalls angezeigt. 

Die erfolgreich übernommenen Kundennummern werden in einer .CSV-Datei (Kundennummer ALT; Adressnummer) gespeichert und per SFTP über die Task-Schnittstelle übertragen. 

Zu Punkt 3 im Screenshot Task: Fahrzeugnummern übernehmen 

Hatten Sie ein DMS im Einsatz, welches an Toyota Task angebunden war, dann besteht über diese Funktion die Möglichkeit eine Liste mit Fahrgestellnummern aus dem Altsystem zu übernehmen. In der Datei dürfen nur bereits an TASK übermittelte Fahrgestellnummern enthalten sein.

Über den Button “Fahrzeugnummern übernehmen” kann eine Textdatei eingelesen werden. Die Textdatei erhalten Sie von Ihrem vorherigen DMS-Anbieter. 

Die eingelesenen Fahrgestellnummern werden im ecaros  mit den bereits bestehenden Fahrgestellnummern abgeglichen. Wenn die Fahrgestellnummer in der Datenbank gefunden wird, dann wird der Datensatz als bereits übermittelt gekennzeichnet.  

Sollte die Fahrgestellnummer im ecaros nicht existiert, dann wird diese Fahrgestellnummer bei der Übernahme übersprungen. Wurde die Fahrgestellnummer bereits über ecaros als übermittelt gekennzeichnet, dann wird diese Fahrgestellnummer ebenfalls übersprungen.  

Voraussetzungen damit Fahrzeugnummern (Fahrgestellnummern) übernommen werden können: 

  •  es werden nur exakt 17-stellige Fahrgestellnummern berücksichtigt 
  •  die in der Datenbank gefundenen Fahrgestellnummern müssen die Marke Toyota oder Lexus besitzen 

Nach der Durchführung der Fahrzeugnummernübernahme wird die Anzahl der erfolgreich übernommenen Fahrzeuge ausgegeben und eine Auflistung der übersprungen Fahrgestellnummern wird ebenfalls angezeigt.

Zu Punkt 4 im Screenshot Task: Schnittstelleninitialisierung 

Diese Funktion ist nicht mehr notwendig und wird mit einem der kommenden Updates entfernt!

Das Task System erhält die fahrzeugbezogene (Rechnungs-)Informationen als Auszug aus dem TOYOTA EFA System. Allerdings enthalten diese keine Kundeninformationen. Aus diesem Grund wird eine Initialbefüllung der Adressdaten gewünscht. 

Über den Button “Schnittstelleninitialisierung” können Sie die fahrzeugbezogenen EFA-Daten mit den Kundendaten aus ecaros in Bezug gesetzt werden.  

Beim Aufrufen der Funktion wird ein Datum verlangt, ab diesem Datum werden die im ecaros geschriebenen Rechnungen zur Übermittlung an die Task-Schnittstelle überprüft. Laut Vorgabe von Toyota ist hier der 01.01.2017 (Das Datum kann sich ggf. noch ändern) zu wählen. 

Folgende Rechnungskriterien sind von Toyota Deutschland vorgeben und können NICHT beeinflusst werden! Nach diesen Kriterien findet die Initialbefüllung statt und auch zukünftige Meldungen (per Durchgangsmeldung oder Aufgaben).

  • Ein Fahrzeug der Marke Toyota oder Lexus muss in der Rechnung vorhanden sein 
  • Auftragsart 
    • Serviceaufträge 
      • Garantie/Kulanz 
      • Intern 
      • Kunden 
    • Artikelaufträge  
    • Fahrzeugaufträge (nur Neuwagen) 
    • Fahrzeugzusatzaufträge 
  • Es muss mindestens eine Adresse (Rechnungsadresse oder Lieferadresse) existieren. 

Alle Rechnungs- und Lieferadressen sowie die Rechnungsfahrzeuge werden als übertragen gekennzeichnet.  

Einrichtung der Zeitsteuerung für Toyota TASK

In diesem Abschnitt wird Ihnen der Aufruf sowie das Hinzufügen der Toyota TASK Schnittstelle in die Aufgabenplanung erläutert, so dass der Datentransfer von Ihnen in einem Zeitfenster Mo-Fr zwischen 18 und 21 Uhr eingeplant werden kann.

Aufruf der Aufgabenplanung

Die Aufgabenplanung können Sie über nachfolgende Menüpunkt öffnen.

Arbeitsbereich Systemverwaltung – Systemverwaltung –  Zeitsteuerung – Aufgabenplanung

Des Weiteren können Sie den Aufruf im nachfolgenden Screenshot entnehmen.

Zeitsteuerung

Zu Punkt 1. im Screenshot Zeitsteuerung: Klicken Sie auf die Systemverwaltung um in die ecaros Systemverwaltung zu gelangen.
Zu Punkt 2. im Screenshot Zeitsteuerung: Mit einem Klick auf Zeitsteuerung – Aufgabenplanung gelangen Sie direkt in die Aufgabenplanung.

Hinzufügen einer neuen Aufgabe für Toyota TASK

Durch einen Klick auf NEU (siehe oben umrahmtes ICON) können Sie eine neue Aufgabe hinzufügen. Die neue Aufgabe wird Ihnen in der Maske als rote Zeile dargestellt.

Jetzt können Sie innerhalb der roten Zeile die Aufgabe, den Ausführungsintervall, sowie die Stunde und Minute hinterlegen und dadurch bestimmen wann die Aufgabe ausgeführt werden soll.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel. In diesem Beispiel wird die Toyota TASK Aufgabe Montag bis Freitag immer um 18:15 Uhr ausgeführt. Wählen Sie für sich eine passende Uhrzeit im Zeitfenster von 18 bis 21 Uhr aus.

Klicken Sie zum Speichern Ihrer neu hinzugefügten Aufgabe auf den Button Speichern im unterem Bildschirmabschnitt.

WICHTIG: Nachdem Sie eine neue Aufgabe im ecaros hinzugefügt haben, müssen Sie anschließend den CRON-Benutzer neu anmelden!

Integrationspunkte in ecaros 

In dem Abschnitt Integrationspunkte in ecaros werden Ihnen die Bereiche erläutert bei denen die Toyota TASK Schnittstelle zum Einsatz kommt bzw. bedient werden kann.

Manuelles Ausführen der Toyota TASK Meldung

Über den nachfolgenden Menüaufruf können Sie die TASK Meldung an Toyota manuell durchführen.

Arbeitsbereich Kundendienst – Integration – Servicemeldung – Toyota TASK Servicemeldungen – Durchgänge melden

Durch den Aufruf der Funktion Durchgänge melden werden TASK relevante Rechnungs-, Adress- und Fahrzeugdaten an Toyota gemeldet.

Automatische Durchführung der Toyota TASK Meldung

Für eine automatisierte sowie regelmäßige Datenübermittlung können Sie über die ecaros Aufgabenplanung nachfolgende Plugin-Funktion einplanen.

  • Toyota TASK Servicemeldungen – TASK Adress-, Fahrzeug- und Auftragsübermittlung
Die Meldung der Daten soll 1x täglich ausgeführt werden. Wir empfehlen eine Ausführung nach Ihrem Tagesgeschäft zum Beispiel zwischen 18 Uhr und 21 Uhr.

Brauchen Sie Informationen zur Einrichtung der Aufgabenplanung, dann klicken Sie auf hier.

Werden Fahrzeug- oder Adressdatenänderungen auch ohne Rechnung über die Task-Schnittstelle gemeldet? 

Ja, sobald ein Fahrzeug oder eine Adresse als übertragen gekennzeichnet wurden werden alle Änderungen automatisch bei einer Durchgangsmeldung oder bei der Durchführung über die Aufgabenplanung gemeldet. 

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