Neues Wirtschaftsjahr anlegen
Um über den Jahreswechsel hinaus mit ECAROS weiterarbeiten zu können, müssen Sie mittels der nachfolgenden Maske ein neues Wirtschaftsjahr angelegen. Übersicht der angelegten Wirtschaftsjahre
Sie brauchen hierfür lediglich die Felder Bezeichnung, Anfangs- und Enddatum ausfüllen und die Eingaben mit Speichern bestätigen. Nachdem Sie die nachfolgende Abfrage, ob Sie das neue Wirtschaftsjahr anlegen wollen, mit Ja bestätigt haben, werden Sie noch gefragt, ob Sie einen Kontenrahmenwechsel vornehmen wollen. Diese Option sollten Sie nur wählen, wenn Sie wirklich vorhaben, einen anderen Kontenrahmen einzusetzen.
Die Frage nach dem Kontenrahmenwechsel beantworten Sie also regelmäßig mit Nein.
Nach kurzer Zeit bekommen Sie die Bestätigung, dass das Wirtschaftsjahr erfolgreich gespeichert wurde.
In der Übersicht der Wirtschaftsjahre werden Ihnen nun auch die Perioden für das neue Wirtschaftsjahr aufgelistet.
Buchhaltungsperiode schließen
Ab der Version 14.0 werden Sie vom Programm aufgefordert eine Buchhaltungsperiode abzuschliessen, wenn Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung für diese Periode erstellen wollen. Dies ist eine Folge der Zertifizierungsprüfung der ECAROS Finanzbuchhaltung nach PS 880.
Um Buchhaltungsperioden abzuschliessen, gehen Sie bitte wie folgt beschrieben vor:
Wechseln Sie bitte in das entsprechende Wirtschaftsjahr, für das die Periode(n) geschlossen werden soll(en).
Markieren Sie in der Übersicht bitte das Wirtschaftsjahr, für welches die Buchungsperiode abgeschlossen werden soll.
Klicken Sie mit der Maus 2-mal auf das Kästchen in der Spalte Geschlossen.
Sollten Sie noch nicht alle Buchungsjournale der Periode festgeschrieben haben, wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
Gehen Sie in diesem Fall in die Buchungsjournalübersicht, suchen Sie nach den offenen Journalen der entsprechenden Periode und schreiben Sie diese fest. Dann wiederholen Sie das Schliessen der Periode noch einmal.
Nach dem Schliessen der Periode bekommen Sie keine weitere Hinweismeldung von ECAROS, es ändert sich aber die Ansicht in der Spalte Geschlossen, hier wurde nun bei der entsprechenden Periode ein Häkchen gesetzt.
Sie finden die Perioden-Historie in der Finanzbuchhaltung bei den Listen im Bereich Buchhaltung.
Das Schliessen von Buchhaltungsperioden kann nur von Personen mit der entsprechenden Berechtigung vorgenommen werden.
Buchhaltungsperiode öffnen
Sie können, bei Bedarf, abgeschlossene Perioden auch wieder öffnen.
Auch hier müssen Sie sich in dem Wirtschaftsjahr befinden, für das die Periode wieder geöffnet werden soll. Markieren Sie das Wirtschaftsjahr und klicken Sie mit der Maus in der entsprechenden Periode auf das Kästchen in der Spalte Geschlossen.
Sie werden daraufhin aufgefordert einen Text für die Perioden-Historie einzugeben.
Sie finden die Perioden-Historie in der Finanzbuchhaltung bei den Listen im Bereich Buchhaltung.
Auch für das Öffnen von Perioden gibt es eine entsprechende Berechtigung.
Kontenrahmen-Update durchführen
Häufig gibt es zu Beginn eines Wirtschaftsjahres Aktualisierungen zu einem eingesetzten Kontenrahmen. Diese Kontenrahmenaktualisierung führen Sie mittels dem Knopf KR-Update aus. Dieser Knopf ist nur aktiv, wenn Sie sich in dem entsprechenden Wirtschaftsjahr befinden, für das die Aktualisierung durchgeführt werden soll. Wechseln Sie also unter Wirtschaftsjahr > Auswahl in das gewünschte Wirtschaftsjahr, hier also 2020. Der Knopf für das Kontenrahmen-Update ist nun aktiv.
Nachdem Sie den Knopf gedrückt haben, kommt noch einmal eine Sicherheitsabfrage.
Wenn Sie hier mit „Ja“ bestätigen, wird das Update eingeleitet und es öffnet sich die Abfrage nach dem Plugin, das für das Update genutzt werden soll.
Zur Zeit steht hier nur der Imaweb Kontenrahmen-Service zur Verfügung. Nach der Auswahl des procar-Kontenrahmen-Service öffnet sich die Kontenrahmen-Auswahl.
In der nächsten Maske wählen Sie den Ländercode (276 für Deutschland) den zu aktualisierenden Kontenrahmen und die zu aktualisierende Kontenrahmen-Periode aus. Mit „Ausführen“ starten Sie die das Kontenrahmen-Update. Der Kontenrahmen wird nun online mittels einer zentralen Datenbank aktualisiert. Bitte achten Sie darauf, dass Sie den richtigen Kontenrahmen auswählen, da ansonsten ein Kontenrahmenwechsel durchgeführt wird.
Die nächste Maske die sich öffnet, zeigt Ihnen auf den unterschiedlichen Karteikartenreitern den aktuellen Stand des Kontenrahmens und der Kostenrechnungsmerkmale an und daneben dann die neuen „Werte“.
Zeilen die rot markiert sind unterscheiden sich.
In diesen Fällen wird standardmäßig der „alte“ Wert beibehalten. Dies ist z.B. bei unterschiedlichen Bezeichnungen der Fall. Gleiches gilt für Konten mit individuell angelegten USt-Code-Zuordnungen. Diese Überprüfungen finden auch bei den Kostenrechnungsmerkmalen statt, bitte überprüfen Sie auch diese Karteikarten auf Richtigkeit.
Sollte der Haken nicht bei allen rot markierten Zeilen gesetzt sein, können Sie mit dem Schalter Alle beibehalten die Option automatisch bei allen rot markierten Zeilen setzen. Anschliessend gehen Sie bitte auf Ausführen, damit wird das Kontenrahmen-Update ausgeführt.
Nach der erfolgreichen Aktualisierung bekommen Sie eine entsprechende Meldung angezeigt.
